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Cómo evitar pérdidas de tiempo en el trabajo

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Publicado September 12, 2019
En Recursos Humanos, productividad

Evitar pérdidas de tiempo en el trabajo es posible con un plan de organización y análisis. El entorno empresarial cada vez es más competitivo y las empresas buscan aumentar el rendimiento de su personal para no quedarse atrás. Pero, ¿cuál es la clave para aprovechar el tiempo al 100%?

En primer lugar debemos diferenciar dos conceptos: la eficacia y la eficiencia. 

  • Un equipo será eficaz si consigue los objetivos planteados en la planificación. 
  • Un equipo será eficiente si consigue los objetivos planteados en la planificación si logra utilizar el menor número de recursos

En este post nos centraremos en ofrecer pautas para evitar la pérdida del tiempo en horario laboral y así, conseguir que el personal sea además de eficaz, eficiente

¡Más eficiencia! Pautas para aprovechar el tiempo en la oficina de forma inteligente

A lo largo de la jornada laboral, se dan momentos en los que el tiempo se escapa como agua. Son momentos o actividades que son reales ladrones de tiempo. A continuación te mencionamos los más comunes: 

Uso del teléfono móvil

Nuestros smartphones nos acompañan en toda actividad del día:  en casa, en el gimnasio, en la cocina, al ver una serie y claro, durante nuestras horas de trabajo. Se ha convertido en un elemento esencial en nuestro día que es difícil prohibir su uso total dentro de una oficina. 

Además, es muy posible que su uso no solo sea personal, sino que los trabajadores lo necesiten para realizar alguna tarea. Perfiles dedicados a la comunicación digital, por ejemplo, no podrán prescindir de estos dispositivos, y otros perfiles laborales quizás lo necesiten para tareas más básicas como poner una alarma, crear un recordatorio o consultar el calendario. 

Para evitar perder tiempo, te recomendamos establecer una serie de normas para uso. La clave está en saber encontrar un punto intermedio entre la rigidez y la flexibilidad. 

 

Reuniones

¡Son el ladrón de tiempo por excelencia! A quién no le ha sucedido tener una reunión donde los 30 minutos establecidos se convierten en dos horas o incluso, en toda una mañana perdida. 

Una buena idea para evitar esta fuga de tiempo es intentar establecer ‘el día de reuniones’. Entre todo el equipo se debe votar para elegir un día de reuniones y así, poder planificar y avanzar en tareas para que estas no sean interrumpidas por reuniones. 

 

Tu Bandeja de entrada

El correo electrónico es una de las herramientas más utilizada dentro de cualquier empresa. Correo electrónico para reuniones, para información, para comunicarte con un cliente, para avisar de ausencias… Sabemos que ignorar una bandeja de entrada con nuevos correos es difícil. 

Al igual que sucede con las reuniones, propón establecer una hora determinada al día para revisar y enviar correos. Es cierto, que dependiendo de la empresa y del puesto de trabajo de una persona, esto será o no posible. Si un trabajador se dedica principalmente a mantener contacto con clientes vía correo electrónico, está medida no tendría sentido. 

Es tendencia apostar por tener un chat interno para la comunicación interna entre compañeros. Así, ahorras tiempo gracias a su inmediatez y a que la forma de escribir no es tan formal como en los emails. 

En relación a esto, hace unos años, Whatsapp, la empresa líder de mensajería instantánea sacó al mercado su versión profesional, whastapp Business, con la idea de agilizar la comunicación entre las empresas y sus clientes. 

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Recados y pendientes personales 


En muchas ocasiones, el personal tendrá que salir de la oficina para realizar pendientes personales, como ir al banco, alguna emergencia de familia o gestión de papeleo. Al igual que sucede con los teléfonos móviles, se debe encontrar un punto intermedio en la gestión de estos permisos.

Establece normas en las que se especifique que para pedir permisos se tendrá que realizar la solicitud con un determinado plazo de antelación.

Actualmente existen nuevas tendencias en la gestión del tiempo, en las que se persigue más la eficiencia que la eficacia. Ejemplo de ello es el crecimiento de empresas que permiten el trabajo en remoto y aquellas que trabajan por objetivos y no por tiempo.

 

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